การเขียนรายงาน การทำรายงาน โครงสร้างที่ถูกต้อง

0
16992

การเขียนรายงาน ความหมายตามพจนานุกรมฉบับราชบัณฑิตยสถาน (2542 : 953) หมายถึง เรื่องราวที่ไปศึกษาค้นคว้าแล้วนำมาเสนอที่ประชุม ครูอาจารย์หรือผู้บังคับบัญชา นอกจากนี้ยังมีนักวิชาการได้ให้ความหมายของคำว่าว่ารายงานและแยกประเภทของรายงาน ซึ่งพอสรุปได้ ดังนี้

ความหมายและประเภทของรายงาน

การเขียนรายงาน หมายถึง การนำเสนอผลงานการศึกษาค้นคว้าอย่างมีระบบ ตามระเบียบแบบแผน โดยมีแหล่งอ้างอิงที่ชัดเจน  อาจทำเป็นกลุ่มหรือรายบุคคลก็ได้ การเขียนรายงานแบ่งออกเป็น 3 ประเภทได้แก่

  1. รายงานทางวิชาการ เช่น รายงานของนักเรียนนักศึกษาหรือสถาบันทางวิชาการต่างๆ
  2. รายงานทางธุรกิจ เช่น รายงานการสำรวจตลาด รายงานประจำปี รายงานวิเคราะห์ผลประกอบกา
  3. รายงานทั่วไป เช่น รายงานการปฏิบัติงาน รายงานเหตุการณ์ รายงานผลการสอบสวน รายงานประชุมของหน่วยงานหรือองค์กรต่างๆ

โครงสร้างของรายงาน

โครงสร้างของรายงานทุกประเภท มีส่วนประกอบของรายงานตามความเหมาะสม ดังนี้

  1. ปกนอก
  2. ปกรอง (กระดาษเปล่าสีขาว)
  3. ปกใน (เหมือนปกนอกทุกประการแต่ใช้กระดาษขาว)
  4. คำนำ
  5. สารบัญ
  6. สารบัญตาราง
  7. สารบัญภาพ
  8. เนื้อหา
  9. บรรณานุกรม หรือแหล่งอ้างอิง
  10. ประวัติผู้จัดทำ
  11. ปกรองหลัง (กระดาษเปล่าสีขาว)
  12. ปกหลัง

รูปแบบการเขียนปกรายงาน

การเขียนปกรายงานจะประกอบด้วยข้อความ 3 ส่วนคือ

  • ส่วนที่ 1 คือชื่อเรื่องรายงาน (โลโก้มหาวิทยาลัยขนาด 1 นิ้ว)
  • ส่วนที่ 2 คือชื่อผู้จัดทารายงาน
  • ส่วนที่ 3 คือบอกถึงรายงานฉบับนี้เป็นของวิชาอะไร สาขาวิชา / คณะ ภาค เรียนและปีการศึกษาใด

การจัดระยะขอบกระดาษ

การเขียนรายงานที่ถูกต้อง ควรจัดระยะของกระดาษหรือจัดกั้นหน้ากั้นหลัง ดังนี้

กั้นหน้า ระยะขอบเท่ากับ 3.18 cm (1.5 นิ้ว)

กั้นหลัง ระยะขอบเท่ากับ 2.54 cm (1 นิ้ว)

ขอบบน ระยะขอบเท่ากับ 2.54 cm (1 นิ้ว)

ขอบล่าง ระยะขอบเท่ากับ 2.54 cm (1 นิ้ว)

ประโยชน์ของรายงาน

  1. การเขียนรางาน ทำให้ทราบผลการดำเนินงาน รวมทั้งปัญหาและอุปสรรคในการปฏิบัติงาน
  2. การเขียนรายงานเป็นวิธีการหนึ่งในการประเมินผลงานและประเมินค่าของการปฏิบัติงาน
  3. การเขียนรายงาน ใช้เป็นหลักฐานอ้างอิงและเป็นข้อมูลในการวิเคราะห์วิจัย
  4. การเขียนรายงานใช้เป็นหลักในการกำหนดโครงการหรือแนวทางในการปฏิบัติงาน
  5. การเขียนรายงานใช้เป็นสื่อกลางในการติดต่อสื่อสารระหว่างบุคลากรภายในหน่วยงานและให้ความรู้ความเข้าใจ แก่คนทั่วไป

นอกจากนี้อาจแยกรายงานเป็นประเภทต่าง ๆ ได้อีกหลายประเภทตามวัตถุประสงค์ของการนำเสนอรายงานนั้น ได้แก่ รายงานที่เป็นทางการ และรายงานที่ไม่เป็นทางการ รายงานการศึกษา การดูงาน การฝึกอบรม การค้นคว้า เป็นต้น